Ile kosztuje wycena projektu?

Kiedy zespół odpowiedzialny za produkcję staje przed potrzebą inwestycyjną, jak np. modernizacja lub zakup nowej maszyny, musi przygotować dokumentację potrzebną do podjęcia decyzji. Jednym z podstawowych narzędzi w tym procesie jest zapytanie ofertowe. Zaangażowanie potencjalnych wykonawców w rozpoznanie potrzeb pozwala spojrzeć na wyzwanie z wielu perspektyw, zebrać różne koncepcje rozwiązań, spośród których wybierana jest ta najkorzystniejsza.

Podczas przygotowania koncepcji i oferty zarówno odbiorca, jak i wykonawca ponoszą określone koszty. Odbiorca musi poświęcić swój czas i zasoby, aby dokładnie przedstawić oferentom swoje wymagania i oczekiwania, a wykonawca z kolei musi zainwestować swój czas i zasoby, aby dokładnie rozpoznać te potrzeby, opracować i wycenić koncepcję ich rozwiązania. W tym artykule skupimy się na przebiegu procesu ofertowania po stronie wykonawcy.

Co właściwie jest potrzebne do rzetelnego sporządzenia oferty?

Zgodnie z podejściem Design Thinking wychodzimy z założenia, że najważniejsze jest odpowiednie przygotowanie. Chodzi tu przede wszystkim o rozpoznanie potrzeb – świadomych i nieuświadomionych – a także przeprowadzenie analizy wykonalności i opłacalności.

• Koszt nr 1: zrozumienie i sformułowanie rzeczywistego celu i zakresu projektu

Proces ten zazwyczaj obejmuje spotkania z klientem, wizje lokalne, przygotowanie wstępnej dokumentacji i określenie wiodących koncepcji. Krok ten wymaga zaangażowania nie tylko własnego zespołu, ale zazwyczaj również udziału producentów i dostawców poszczególnych rozwiązań cząstkowych. W zależności od złożoności wyzwania, sam etap rozpoznania może wymagać poświęcenia od kilku do kilkudziesięciu godzin pracy zespołu inżynierów.

• Koszt nr 2: opracowanie i wizualizacja koncepcji

Po wstępnym określeniu koncepcji rozwiązania, konieczne jest ich zwizualizowanie. Dopiero etap modelowania i symulacji działania maszyny pozwala na określenie kluczowych parametrów, dostrzeżenie ograniczeń organizacyjnych lub technicznych, czy innych specyficznych dla aplikacji niuansów. W przypadku prostych zagadnień często wystarcza szkic 2D projektowanej koncepcji,

jednak dla większości projektów konieczne jest przygotowanie mniej lub bardziej szczegółowego modelu 3D. Dla każdego z powyższych proces ten zazwyczaj wymaga porównania kilku wariantów koncepcji i stopniowego ich doszczegółowienia, trwa więc od kilku do kilkudziesięciu godzin. Jeśli konieczne jest precyzyjne określenie wydajności lub ograniczeń, przeprowadzenie symulacji procesowej, prototypowanie czy testy poszczególnych rozwiązań, proces ten może trwać dłużej.

• Koszt nr 3: wycena

Kiedy koncepcja rozwiązania została już opracowana i przeanalizowana, zbierane są informacje o szacowanych kosztach jej wdrożenia. Etap ten nie sprowadza się jedynie do wyceny kosztów materiałów, robocizny i  logistycznych, ale zazwyczaj obejmuje negocjacje cenowo terminowe z dostawcami kluczowych komponentów. Następnie konieczne jest opracowanie harmonogramu realizacji z uwzględnieniem dostępności nie tylko materiałów, ale i poszczególnych specjalistów zaangażowanych w projekt. Na tym etapie należy również zaplanować płynność finansową projektu i na jej podstawie przedstawić propozycję warunków płatności. Również ta część, w zależności od zakresu projektu, angażuje zespół specjalistów na czas od kilku do kilkunastu godzin.

Ile kosztuje przygotowanie oferty?

Podsumowując, koszt przygotowania rzetelnej oferty na personalizowaną maszynę przemysłową zależy od wielu czynników, takich jak zakres i złożoność projektu, wymagania i oczekiwania odbiorcy, czy doświadczenie zespołu odpowiedzialnego za wycenę. Nie ma uniwersalnej metody na obliczenie kosztu przygotowania oferty, ale można wyróżnić poszczególne składniki kosztowe, jak:

• koszty analizy potrzeb i wymagań klienta
• koszty opracowania koncepcji i dokumentacji technicznej
• koszty wykonania symulacji i testów
• koszty ustalenia cen i warunków komercyjnych z dostawcami
• koszty prezentacji i negocjacji oferty

Szacuje się, że koszt przygotowania dojrzałej oferty na personalizowaną maszynę przemysłową może wynosić od kilku tysięcy złotych dla najprostszych maszyn i stanowisk do nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych dla bardziej skomplikowanych wyzwań.

Kto ponosi koszty ofertowania?

Autor zapytania ofertowego, aby zapewnić sobie możliwość wyboru najlepszego rozwiązania, angażuje w ten proces kilku potencjalnych wykonawców. Oczywistym jest więc, że tylko część podjętych wycen kończy się dla oferenta realizacją projektu. Na koniec warto zauważyć, że proces przygotowania oferty to tylko jedna część całego procesu sprzedażowego, który obejmuje szereg działań, takich jak pozyskiwanie nowych klientów, prezentacja ofert, negocjacje, zamówienia i dostawy.

Koszty związane z procesem sprzedażowym są zazwyczaj uwzględnione w ogólnych kosztach prowadzenia działalności przez wykonawcę. Dzięki temu koszt przygotowania oferty nie jest bezpośrednio przenoszony na odbiorcę rozwiązania. Zmusza to producentów i integratorów do optymalizowania procesów projektowych oraz podnoszenia specjalizacji, a także budowania dojrzałości w relacjach z partnerami. W Smart Automation promujemy dojrzały model prowadzenia projektów, a dla tych najbardziej skomplikowanych zachęcamy do podejścia w modelu koncepcyjnym, który prowadzi do znacznego obniżenia ryzyk na etapie realizacji zarówno dla odbiorcy, jak i wykonawcy.